– Archivar los documentos pendientes de archivar en las carpetas correspondientes. La forma más rápida y fácil de guardar todos los E-mails es ir a la Bandeja de elementos enviados del software Outlook e ir a Buscar.

Escribir la referencia del pedido de traducción (o simplemente el código del Cliente) y pulsar el botón del software “Buscar ahora”. Aparecerán todos los E-mails con dicha referencia o código. Guardar cada E-mail uno por uno.

Hacer lo mismo con la Bandeja de entrada del software.

En las carpetas deberá estar guardado como mínimo lo siguiente:

– Carpeta “0. Presupuesto para la traducción”
Solicitud de oferta de traducción del cliente
E-mail “Oferta …”
E-mail del cliente aceptando la oferta de traducción

– Carpeta “1. Recepción”:
E-mail del cliente realizando el pedido de traducción (en caso de que exista)
E-mail “Aceptación pedido …”
Email del cliente dando OK a la aceptación del pedido de traducción (es necesario si no hubo oferta previa)
Texto a traducir en formato imagen (si se ha enviado por fax)
E-mail “Consulta …” (si se formula alguna consulta al cliente)

– Carpeta “2. Traducción”:
E-mail “Texto a traducir …” (si el texto a traducir no se envía con el pedido)
E-mail “Pedido traducción …”
E-mail “Aceptación pedido traducción …”
E-mail “Traducción …”
E-mail “Consulta …” (si se formula alguna consulta al cliente)

– Carpeta “3. Revisión traducción”
E-mail “Pedido revisión traducción”
E-mail “Revisión …”
E-mail “Consulta …” (si se formula alguna consulta al cliente)

– Carpeta “3. Entrega traducción”
Versión de la traducción con la comprobación final
E-mail “Entrega traducción …”
E-mail del cliente acusando recibo de la traducción

Es necesario guardar cada día los E-mails recibidos y enviados dicho día. Si hay un Coordinador para la mañana y otro para la tarde, el de la mañana guardará los E-mails recibidos y enviados por la mañana y el de la tarde los enviados y recibidos por la tarde.

Lo más aconsejable, es guardar los e-mails a medida que se van enviando. Si el volumen de trabajo es muy alto y no se pueden guardar cada vez que se envían deben buscarse unos minutos para guardar los e-mails enviados.

Si el texto a traducir está en papel, se archiva en la carpeta física “Traducciones 2007” (el año corresponde al año en curso).