A cada proyecto de traducción se le asigna una referencia para poder identificarlo. Para dar una referencia al pedido, se indica primero el código del cliente, que suele estar compuesto de 3 letras (para saber cuál es el código del cliente se puede consultar la Base de Datos de Clientes). A continuación hay un guión y el número de año y mes, con el siguiente formato: por ejemplo, para septiembre de 2002 sería “0209”. Por último, hay un guión y el número de traducción en ese mes. P. ej., BOS-0209-23 significaría que es la traducción número 23 hecha en el mes de septiembre del 2002 para el cliente Bosch. En ocasiones no se usa este sistema, sino que se aprovecha una referencia dada por el cliente, lo cual se indica en Base de Datos de Clientes.

La referencia dada al pedido de traducción del cliente será la misma que se dará a los pedidos que hagamos a los Traductores, Revisores, etc.

Una vez asignada la referencia a la traducción, se abre una carpeta para dicha traducción, carpeta que tendrá como nombre el nº de referencia del pedido de traducción. Dicha carpeta se crea dentro de una carpeta para ese cliente (si todavía no existe se crea), cuyo nombre es el código del cliente (p.e. BOS). La carpeta para el cliente se encuentra a su vez en la carpeta correspondiente al mes en curso, cuyo nombre es el numero de año y de mes: p.e. la carpeta “02-01” es la carpeta para enero de 2002. A su vez dicha carpeta se encuentra dentro de la carpeta “Proyectos de Traducción e Interpretación”, que se encuentra dentro de la carpeta “Coordinación de Traducciones e Interpretaciones”.

Dentro de la carpeta para el proyecto se abrirán a su vez subcarpetas para las diferentes fases del proyecto:

“0. Presupuesto para la Traducción” (en la que se guardará la petición del cliente así como el presupuesto para su traducción/interpretación/revisión)

“1. Recepción” (en la que se guardarán todas las comunicaciones con el cliente anteriores a la entrega de la traducción al mismo). Si el texto a traducir se recibe por fax a la carpeta se le da el nombre

“2. Traducción Inglés” (en la que se guardarán todos los documento enviados al Traductor y recibidos del mismo)

“3. Revisión” (en la que se guardarán todos los documento enviados al Revisor y recibidos del mismo)

“4. Entrega de la Traducción” (en la que se guarda la Versión Definitiva de la traducción (con la comprobación final), todo lo relativo a la comprobación final y el E-mail entregando la traducción al cliente)

– Se guardan los E-mails recibidos del Cliente en relación con el texto a traducir en la carpeta “1. Recepción”. Para guardar un Email de una bandeja del Software Outlook en una carpeta del Software Explorador de Windows hay que ir en el Menú a Archivo, Guardar como.

– Se guarda el documento con el texto a traducir en la carpeta anterior.

Si hay se realiza una corrección de prueba, una corrección de concepto o existe un posterior seguimiento (p.e., se ha pedido el feedback al cliente para ese pedido de traducción, el cliente ha reclamado, etc.) se añaden las carpetas que correspondan.

Hay 2 formas de crear carpetas. Una es desde el software “Explorador de Windows” (ir al Menú, Archivo, Nuevo, Carpeta). Pero la forma más rápida y cómoda es hacerlo en el momento en que se guarda un documento. Por ejemplo, en el momento de guardar el E-mail con el pedido de traducción del cliente, estando en el propio E-mail, se va en el menú a Archivo, Guardar como. Ver Archivo de documentos electrónicos.