Pulsar en la flechita hacia abajo que hay en la barra superior, de modo que se abrirá un cuadro con varias carpetas. Hacer clics en las carpetas hasta encontrar la carpeta correspondiente al mes en curso (p.e. si estamos en enero de 2002 se busca la carpeta “0201”. Pulsar el icono en forma de carpeta (tercero desde la derecha de la barra superior), de modo que se creará una carpeta con el nombre “Carpeta nueva”. Colocarse encima de ese nombre y cambiarlo por el código del cliente. Ya hemos creado una carpeta para el cliente (p.e. “BOS”). Ahora habrá que crear una carpeta dentro de la anterior para la traducción. Para ello se hacen 2 clics en la carpeta para el cliente, de modo que se abra. Vuelve a repetirse el proceso y se crea una carpeta con el nombre de la traducción. A continuación, repetimos el proceso creando dentro de la carpeta para la traducción las subcarpetas que corresponda. Una de ellas es la carpeta “1. Recepción”. Una vez creada la abrimos haciendo 2 clics sobre ella. En el campo “nombre de archivo” escribir el nombre con el que se guardará el E-mail con el pedido: “Pedido de traducción [referencia pedido]” (p.e. “Pedido BOS-0201-03”). Pulsar “Guardar”.

Si el texto a traducir se recibe por fax en el ordenador, se guarda el fax en la carpeta “Recepción” dentro de la carpeta del proyecto. Para ello ir en el menú del programa Winfax a Archivo, Exportar. Esta función también permite crear carpetas del mismo modo que el explicado para los E-mails. Ver Archivo de faxes electrónicos.