Si el teléfono permite la transferencia de llamadas (es decir, de unas oficinas a una persona que no está en dichas oficinas, por trabajar desde su caso o por otro motivo):

– si llama un cliente o un cliente potencial, se transfiere la llamada al responsable principal de ese cliente o, si se trata de un cliente potencial, al responsable general del cliente (en la lista de profesionales de apoyo se explica qué funciones tiene cada uno y quiénes son; en la ficha del cliente de cada cliente se indica quién es el responsable principal de atención al cliente, aunque normalmente será el propio cliente quien pregunte por su responsable principal de atención al cliente).

– si se intenta transferir la llamada al responsable principal de ese cliente y no se le localiza, la recepción se encarga de sustituirle. Ello lo comunica al responsable de atención al cliente dejándole un mensaje en su contestador automático o avisándole por email. En el manual de calidad para la atención al cliente se explica en más detalle cómo hacer las funciones del responsable de atención al cliente.

Si el teléfono no permite la transferencia de llamadas al exterior:

Se comentará a quien llame que la persona por la que preguntan no se encuentra en estos momentos en la oficina, dándole tres opciones: (i) darle el teléfono móvil de la persona por la que preguntan; (ii) que deje mensaje; (iii) que el responsable de recepción gestione el pedido o asunto en cuestión.

Si se deja mensaje, se llamará rápidamente a la persona a quien se ha dejado mensaje para informarle de lmismo.