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MATERIAL NECESARIO PARA LA COORDINACIÓN DE LAS TRADUCCIONES

Compromiso de Confidencialidad

El primer paso de todos, antes de recibir material, es firmar el Compromiso de Confidencialidad

Material a utilizar

Carpeta “Docs c Coordinación de Traducciones e Interpretaciones” (Documentos controlados para la coordinación de traducciones e interpretaciones), que contiene modelos y otros documentos controlados (para modificarlos hay que seguir un determinado procedimiento controlado) que son necesarios para coordinar proyectos de traducción e interpretación.

A continuación se explica en qué consisten algunos de estos modelos:

- Manual de Procedimientos para Coordinadores de Proyectos de Traducción e Interpretación. En este Manual se ha intentado dar respuesta a todas las dudas y resolver todos los problemas que pueda tener el Coordinador de Traducciones e Interpretaciones en cualquier situación, por lo que leerlo detenidamente simplifica mucho su trabajo. Si en el futuro surgiesen dudas o problemas, el primer paso a seguir es consultar el Manual para Coordinadores de Proyectos de Traducción e Interpretación las veces que sea necesario. Si aún así no quedasen resueltas, el Gerente de la Agencia de Traducción está a su disposición para ayudarle en todo aquello que pueda.

• Registro de Proyectos de Traducción e Interpretación: en el mismo se apuntan los datos relevantes correspondientes a cada proyecto, así como las comprobaciones relevantes.
• Base de datos de Traductores, Intérpretes, Traductores Jurados y otros Profesionales con los datos de traductores profesionales, intérpretes, etc. La base de datos de profesionales está en la carpeta “Recursos Humanos”!!!
• Instrucciones para el Uso de la Base de Traductores, Traductores Jurados, Intérpretes y otros Profesionales, en las que se explica cómo funciona la misma.
• Modelos de E-mails para la coordinación de las traducciones e interpretaciones. Todos los E-mails son predeterminados. Esto quiere decir que existe un modelo de e-mail para cada situación e incluso en varios idiomas.

Algunos modelos de E-mails son los siguientes:

• (i) Oferta de nuestro traductor técnico: se envía al cliente cuando éste nos pide un presupuesto o estimación.
• (i) Aceptación de pedido de traducción: se acepta el pedido, se indica la fecha de entrega y otros datos relevantes.
• (ii) Aceptación de pedido traducción jurada: permite informar al cliente de forma más clara de las direcciones donde se realizará y podrá recoger su traducción.
• (iii) E-mails para la coordinación con el equipo de traductores profesionales (en los que se exponen las condiciones del pedido y las indicaciones):

Pedido de traducción

Se envía SIEMPRE al traductor. En él debe figurar el nombre del proyecto, la tarifa aplicable, el idioma y el plazo de entrega de la traducción, así como el documento a traducir. Las instrucciones especiales para traducir el documento también deben aparecer en un color y formato más vistoso que el resto de datos del pedido.

Pedido de traducción jurada

En él debe figurar los datos del traductor jurado (nombre y dirección), plazo de entrega y especificar el horario para la recogida del documento. Lo más importante es verificar la dirección del traductor y la hora de recogida. También tiene que aparecer si el documento original será enviado su despacho para sellarlo.

Pedido de revisión total de la traducción

Es un pedido al revisor para que revise toda la traducción. Dicha revisión es realizada por un traductor senior, salvo casos justificados. Es muy importante remarcarle al revisor la necesidad que nos envíe una valoración de la traducción revisada.

Pedido corrección de pruebas de traducción

Cuando la traducción tiene que ir a imprenta o es muy importante la máxima perfección se propone al cliente que se realice una corrección de pruebas. Si el cliente lo aprueba, se envía al traductor este modelo.

Pedido corrección de concepto

Pedido para que un corrector realice un examen de un texto de destino traducido respecto a su adecuación a la finalidad prevista y a las convenciones del dominio al que pertenece, y recomendación de las correcciones pertinentes.

Proposal Project

Se usa cuando se quiere proponer un trabajo de traducción a un traductor o profesional residente en el extranjero. En este caso, el coordinador de traducciones e interpretaciones puede usar este modelo o bien redactar a su manera un email que contenga los mismos datos

Propuesta proyecto

Igual que el modelo anterior, pero para traductores profesionales e intérpretes residentes en España o hispanoparlantes

• (iii) Email para traducciones de prueba remuneradas
• (iv) E-mails para entregar la traducción al cliente.

Para usar los modelos anteriores, sólo es necesario abrirlos, rellenarlos y enviarlos. Al abrirlos en realidad lo que se abre es una copia, por lo que aunque se modifique, el original queda inalterable.

Cualquier tipo de traducción, por pequeña que sea, debe de enviarse con un e-mail formal.

• Modelos de Notas de Criterios de la traducción, en varios idiomas. Los modelos de Notas de Criterios se adjuntan a los E-mails con los pedidos para el equipo de traductores profesionales. Sirven para que el equipo de traducción comente las dudas surgidas en las traducciones y los comentarios acerca del uso de unos términos en concreto.
• Condiciones Económicas para Traductores y Revisores. En las mismas se explica el sistema retributivo para Traductores y Revisores, las tarifas vigentes y otra información de utilidad para los mismos.
• Lista de Tarifas para Traductores e Intérpretes. En la misma se exponen las tarifas pagadas por las Agencias de Traducción a sus traductores profesionales e intérpretes.
• Base de Datos de Clientes, que contiene información de cada cliente, la cual es necesaria, por ejemplo, para enviar las traducciones al cliente, para hacer un presupuesto, para la facturación, para saber a quién debemos dirigirnos, etc. La base de datos de nuestros clientes se encuentra en la carpeta “Clientes”, dentro de la carpeta “Coordinación de Traducciones e Interpretaciones”
• Puede encontrarse más información sobre la Agencia de Traducciones en nuestra Web: www.1globaltranslators.com y en www.portal-de-las-traduciones.com

B. Carpeta “Coordinación de Traducciones e Interpretaciones”

En la misma se guardan las traducciones y los documentos relacionados con las mismas. Es importante no alterar la estructura de la carpeta.

Dentro de dicha carpeta la principal subcarpeta es “Proyectos de Traducción e Interpretación”. Dentro de esta carpeta, cada mes habrá que crear una carpeta nueva, a la que se le dará el nombre del mes, usando este formato: “03-01” (para enero de 2003), “03-02” (para febrero de 2003), etc. Dentro de cada carpeta para cada mes, a medida que se vayan haciendo traducciones e interpretaciones para clientes, se abrirá una carpeta para cada cliente con su código de 3 letras (por ejemplo “SIE”) y dentro de ésta una carpeta para cada traducción o interpretación, a la que se da como nombre la referencia del proyecto de traducción o interpretación (por ejemplo “SIE-0208-01”). La fecha para saber si una traducción se guarda en una carpeta para un mes o en otra es la fecha de la recepción del pedido, salvo cuando son traducciones muy largas, en cuyo caso se podrán guardar en la carpeta correspondiente a un mes posterior.

C. Caja física de “Proyectos de Traducción e Interpretación”. Cuando se recibe de los clientes documentación física por fax, correo, mensajero, en persona, etc. se guarda en la caja “Proyectos de Traducción e Interpretación 2007”, “Proyectos de Traducción e Interpretación 2008”, etc. Sobre dicha documentación se anotará en lápiz la referencia del proyecto, para que esté en todo momento identificada. Si el cliente realiza finalmente un pedido, se hace copia, sea escaneada o en fotocopia, de dicha documentación para la traducción. Si es en fotocopia se guarda en dichas cajas. Si el cliente desea retirar los originales depositados, se le devuelve.

D. Planning, para apuntar los días y horas de entregas de traducciones, etc. Preferiblemente se usará un tablero para apuntar las entregas. Debe de supervisarse SIEMPRE al principio de la jornada y de forma constante a lo largo del día. No debemos olvidarnos de apuntar todas las traducciones que se vayan realizando aunque ello suponga utilizar el planning de las semanas siguientes. El tablero debe mostrar los días de la semana, de lunes a viernes, y mostrar todas las traducciones que deben entregarse cada día. La forma de uso es muy sencilla, cuando se envíe un texto a traducir al traductor se hará una raya en horizontal tachando el nombre del traductor; cuando se haya enviado al revisor (en el caso de que se revise) se hará una raya en diagonal; cuando recibamos el texto del revisor se hará una raya en horizontal tachando su nombre; y, una vez entregado al cliente se hará una raya en diagonal tachando el proyecto de traducción completo para dejar claro que la entrega ya se ha realizado correctamente.

Reparto de funciones y tareas entre el Coordinador de Traducciones e Interpretaciones (Principal) y los Coordinadores Asistentes

El responsable de la coordinación de traducciones e interpretaciones es el Coordinador (Principal).

El Coordinador (Principal) es el encargado de guardar toda la información en las carpetas correspondientes, así como de revisar todos los e-mails que se envíen desde translations. Los Coordinadores Asistentes que quieran enviar un e-mail relacionado con el área de coordinación de traducciones e interpretaciones deben pedir la revisión del mismo antes de enviarlo.

Es muy importante la comunicación entre los miembros del equipo de Coordinación de Traducciones e Interpretaciones. A parte de pedir la revisión de todos los e-mails que se realicen (así como llamadas a clientes o traductores profesionales) el coordinador asistente debe informar de todas las cosas que se realicen y que no esté informado el Coordinador Principal de Traducciones e Interpretaciones. Es de especial importancia los PRESUPUESTOS y las ACEPTACIONES DE PEDIDOS DE TRADUCCIÓN. No se pueden enviar sin la aprobación del Coordinador de Traducciones e Interpretaciones o en su defecto de Gerencia.

Este procedimiento para la coordinación de traducciones e interpretaciones es aplicable a los siguientes idiomas para los que ofrecemos servicios de traducción e interpretación:

Asimismo, este procedimiento para la coordinación de traducciones e interpretaciones es aplicable a las siguientes provincias en las que prestamos servicios de traducción e interpretación: Álava, Albacete, Alicante, Almería, Ávila, Badajoz, Baleares, Barcelona, Burgos, Cáceres, Cádiz, Castellón, Ciudad Real, Córdoba, La Coruña, Cuenca, Girona, Granada, Guadalajara, Guipúzcoa, Huelva, Huesca, Jaén, León, Lérida, La Rioja, Lugo, Madrid, Málaga, Murcia, Navarra, Orense, Asturias, Palencia, Las Palmas, Pontevedra, Salamanca, Tenerife, Cantabria, Segovia, Sevilla, Soria, Tarragona, Teruel, Toledo, Valencia, Valladolid, Vizcaya, Zamora, Zaragoza, Ceuta y Melilla.